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Securepoints neues E-Mail-Archiv – revisionssicher und datenschutzkonform

Securepoint geht ab sofort mit der Neuentwicklung seines Unified Mail Archives (UMA NG) auf den Markt. Systemhäuser und Partner des Herstellers erhalten durch ein verschlanktes System mit neuem Unterbau einen hohen Performancezuwachs sowie mehr Flexibilität. Die Lösung bringt gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung und die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DS-GVO) in Einklang. Interessierte profitieren bis zum 31. Oktober 2020 von einer NFR-Aktion des Herstellers.

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich in Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Auch bei einer strukturierten Ablage fehlt irgendwann die Übersicht. E-Mail-Server sind deshalb wichtige Organisations- und Archivierungssysteme für Unternehmen, stoßen aber durch die Masse an E-Mails an ihre Speichergrenzen und verlieren an Performance. Damit verbunden sind oft steigende Kosten für Software-Lizenzen und Speicherplatz. Das wahllose Löschen von Inhalten ist keine Option, da E-Mails einerseits z. B. aus steuerrechtlichen Gründen revisionssicher und damit längerfristig archiviert werden müssen. Andererseits gilt mit Blick auf die europäische Datenschutzgrundverordnung gleichzeitig das Gebot der Speicherbegrenzung.

„Für jedes Unternehmen ist es ein immenser Aufwand, diese komplexen Anforderungen rechtssicher unter einen Hut zu bringen: Wer klassifiziert welche E-Mail nach welcher Kategorie und Bedeutung? Was wird aus welchen Gründen wie lange in welcher Form abgespeichert und wie finde ich diese Mail im Fall der Fälle wieder?“ Welche Vorgabe muss ich für welche Mail beachten?“, erläutert Securepoints Product Executive Eric Kaiser die Herausforderung, vor der jedes Unternehmen steht. Mit dem neuen Unified Mail Archive (UMA) des Herstellers werden entsprechende Fragen technisch einfach gelöst. Das UMA archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben. „Mit dem Unified Mail Archive kommen Unternehmen sowohl der Aufbewahrungs-, als auch der Löschpflicht nach“, erklärt Eric Kaiser weiter. Das sei bei E-Mail-Archivierung die Voraussetzung für Revisionssicherheit und Datenschutz.

Ein intelligentes DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung. „Das Suchen und Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen haben wir nach Google-Vorbild umgesetzt“, so Kaiser,“ es ist leicht zu bedienen“. E-Mails und Dokumenten werden mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssicherer E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125) signiert.

Damit sich Systemhäuser und Partner von der neuen Leistungsfähigkeit der E-Mail-Archivierung überzeugen können, bietet Securepoint bis zum 31. Oktober 2020 ein spezielles „UMA NG Gold-Partner Angebot“. Dieses beinhaltet die UMA NG Software-Version als NFR inklusive des Trainings zum“ UMA Certified Engineer (Gold Level)“ sowie ein Jahr Updates und Hersteller-Support.

Weitere Features des neuentwickelten Langzeitarchivs „Securepoint UMA NG“ sind beispielsweise:

-         Evidence-Report als PDF

-        überarbeiteter und aussagekräftiger Prüfbericht

-        verbesserte Systemüberwachung

-        überarbeitetes Logging zur besseren Analyse

-        ressourcenschonendes und effizientes Backend

-        neue Ereignisanzeige mit detaillierten Suchmöglichkeiten

-        E-Mail Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen

-        vereinfachte DMS-Benutzeroberfläche